'최종_진짜최종.xlsx': 엑셀 파일 하나에 회사가 매달린 현실

견적서_최종.xlsx, 견적서_최종_수정.xlsx, 견적서_최종_진짜최종.xlsx, 견적서_최종_진짜최종(팀장확인).xlsx가 바탕화면에 나란히 있습니다.

바탕화면의 견적서 네 개, 수정한 날짜는 전부 같은 날

이런 회사, 흔하죠. 거래처에 견적을 다시 보내야 하는데 어느 파일이 마지막인지 아무도 확신하지 못합니다. 수정한 날짜를 보면 네 개 모두 같은 날입니다. 팀장은 "팀장확인"이 붙은 파일이 맞다고 하고, 영업 담당은 그다음에 자기가 단가를 한 번 더 고쳤다고 합니다. 고친 파일은 영업 담당의 노트북에 있고, 영업 담당은 지금 외근 중입니다.

결국 두 파일을 화면에 띄워 놓고 칸을 하나씩 비교합니다. 다른 칸이 세 개 나옵니다. 그중 어느 쪽이 맞는지는 전화를 걸어 물어봐야 알 수 있습니다.

월말 정산 시트의 #REF!, 수식을 만든 사람은 휴가 중

월말이 되면 매출 정산 파일을 엽니다. 시트가 열두 개이고, 몇 개는 숨겨져 있습니다. 누군가 거래처 목록 시트에서 열 하나를 지웠더니 합계 칸에 #REF!가 뜹니다. 이 수식을 만든 사람은 경리 담당인데, 이번 주는 휴가입니다.

남은 사람들은 수식을 눌러 봅니다. 다른 시트, 다른 파일을 끌어오는 식이 길게 이어져 있습니다. "이거 건드리면 더 망가질 것 같은데요." 그래서 아무도 고치지 않고, 정산은 휴가가 끝나는 다음 주로 밀립니다.

엑셀보다 '한 사람 PC에 있는 파일'이 문제인 이유

엑셀은 잘못이 없습니다. 표를 만들고 계산하기에는 여전히 편한 도구입니다. 꼬이는 원인은 세 가지가 한 사람에게 묶여 있어서입니다.

첫째는 원본 위치입니다. 파일이 개인 PC나 노트북에 있고, 메일과 메신저 첨부로 오갑니다. 받는 사람마다 사본이 하나씩 생깁니다. 둘째는 수정 기록입니다. 누가 언제 무엇을 바꿨는지 남는 곳이 없으니 파일 이름 끝에 '최종', '수정', '진짜'를 붙여 대신합니다. 셋째는 수식 설명입니다. 왜 이 칸이 저 칸을 끌어오는지 적힌 곳이 없고, 만든 사람 머릿속에만 있습니다.

엑셀에 같이 고치는 기능이 없어서도 아닙니다. 마이크로소프트 도움말에 따르면 OneDrive나 SharePoint Online에 올린 통합 문서는 여러 명이 동시에 편집할 수 있고, Windows용 Excel에서는 파일 > 정보 > 버전 기록에서 이전 버전을 열 수 있습니다. 그런데 원본을 어디에 둘지, 첨부로 보내지 않기로 할지 정한 사람이 없으면 이 기능을 켜 둬도 바탕화면의 사본은 계속 늘어납니다.

잃는 것: 옛 단가로 나간 견적서, 두 번 적힌 입금, 퇴사와 함께 나간 수식

옛 파일로 견적을 보내면 바뀌기 전 단가로 계약이 잡힙니다. 차액은 회사가 떠안거나, 거래처에 다시 연락해 사정을 설명해야 합니다. 입금 확인 파일이 두 개로 갈라지면 같은 입금이 두 번 적히거나 아예 누락됩니다. 그리고 수식을 만든 사람이 회사를 나가면, 남은 사람은 숫자를 고칠 수는 있어도 그 숫자가 왜 그렇게 나오는지는 설명하지 못합니다. 그때부터 그 파일은 장부가 아니라 아무도 손대지 못하는 유물이 됩니다.

도매는 단가표, 공장은 생산계획표, 현장은 자재 내역서

어떤 파일이 '진짜최종'이 되는지는 업종마다 다릅니다. 도소매 회사는 거래처별 단가표와 재고표가 그 파일입니다. 단가가 자주 바뀌니 사본끼리 숫자가 가장 빨리 어긋납니다. 작은 공장은 생산계획표 한 장이 반장과 사무실 사이를 오가고, 건설·시공 회사는 자재 내역과 기성 청구 자료가 현장 담당자 노트북에 있습니다. 직원이 다섯 명 안팎이면 파일을 아는 사람이 한 명이라 그 사람이 쉬는 날 일이 멈추고, 스무 명 가까이 되면 같은 파일의 사본을 서로 다른 팀이 고치면서 숫자가 갈라집니다.

원본 한 곳, 수정 기록, 수식 설명 한 장

원본은 한 곳에만 두고 첨부로 보내지 않습니다. 누가 무엇을 바꿨는지는 파일 이름이 아니라 기록으로 남깁니다. 수식이 무슨 계산인지 다른 사람이 읽을 수 있게 한 장으로 적어 둡니다. 같은 숫자를 여러 파일에 옮기는 문제는 같은 숫자를 세 군데에 옮겨 적는 회사에서, 파일이 개인 PC에만 있던 경우는 퇴사자 PC에만 있던 회사 자료에서 이어집니다.

엑셀 파일 여러 개를 대신할 방법을 고를 때

엑셀을 계속 쓰면서 OneDrive에 원본을 올려 같이 고치는 것부터 시작하는 회사도 있고, 업무와 일정을 클릭업이나 먼데이 같은 업무 관리 도구로 옮기는 회사도 있고, 노션에 거래처·업무 데이터베이스를 직접 만드는 회사도 있습니다. 엑셀 파일 여러 개로 거래와 업무를 관리하다 버전이 꼬이는 팀이라면, 거래처 관리·프로젝트·업무요청 메뉴가 들어간 노션 업무 시스템을 표준 워크스페이스로 세팅해 주는 공여사들 비즈노션도 선택지입니다. 재고·원가·전표 계산이 엑셀의 주된 쓰임이라면 비즈노션보다 ERP 쪽을 먼저 알아보는 게 맞습니다.