업무가 카톡방 일곱 개로 나뉜 회사에서 하루 동안 벌어지는 일

아래 하루는 공개 설문과 직장인들이 자주 털어놓는 이야기를 엮어 만든 가상의 기록이며, 실제 회사·인물과 관계없습니다.

오전 8시 40분, 숫자가 붙은 방이 일곱 개

출근 버스에서 휴대폰을 켜면 안 읽은 방이 일곱 개입니다. 전체방, 영업방, 사장님과 팀장이 있는 방, 거래처 담당자들이 있는 방, 배송 기사님 방, 지난달 행사 때 만들고 아직 안 나간 방, 그리고 사장님 개인톡입니다.

사무 담당 직원은 위에서부터 차례로 엽니다. 행사방에는 끝나지 않은 정산 이야기가 올라와 있고, 기사님 방에는 "오늘 몇 시까지요?"가 와 있습니다. 회사에 도착하기 전에 이미 답장 다섯 개를 보냈습니다.

오전 10시, "그 수량 변경 어느 방에 올라왔죠?"

팀장이 묻습니다. "어제 거래처에서 수량 바꿔 달라고 한 거, 반영됐죠?" 직원은 기억에 없습니다. 거래처방을 올려 보고, 영업방을 올려 보고, 마지막으로 사장님 개인톡을 엽니다. 요청은 거기 있었습니다. 밤 11시에 온 사진 한 장과 "이거 내일 바꿔줘" 한 줄입니다.

사진 속 글자는 검색이 안 됩니다. 그래서 찾는 데 20분이 걸렸습니다. 출고는 이미 원래 수량으로 나갔습니다.

오후 2시, 단가를 묻는 사람이 세 명

영업 담당은 전체방에, 팀장은 영업방에, 사장님은 개인톡으로 같은 제품 단가를 묻습니다. 직원은 세 번 답합니다. 그런데 세 답이 조금씩 다릅니다. 점심 무렵 거래처가 단가를 바꿨기 때문입니다. 어느 답이 최신인지는 답한 직원만 압니다.

오후 7시 20분, 퇴근 버스의 "확인 부탁드려요"

알림이 울립니다. 거래처방에 내일 납품 시간을 당겨 달라는 메시지입니다. 읽으면 답해야 하고, 안 읽으면 내일 아침 일이 됩니다. 직원은 읽고 "네, 확인했습니다"라고 보냅니다. 누가 기사님께 전할지는 정해지지 않은 채 하루가 끝납니다.

요청이 사라지는 네 군데: 개인톡, 사진, 방 사이, 퇴근 뒤

카톡이 나쁜 도구는 아닙니다. 모두 깔려 있고, 사진이 바로 가고, 답도 빠릅니다. 요청을 놓치는 이유는 세 가지가 정해져 있지 않아서입니다.

첫째, 어떤 요청을 어느 방에 올리는지 기준이 없습니다. 같은 거래처 이야기가 방 세 곳에 나뉩니다. 둘째, 요청에 담당자와 마감이 붙지 않습니다. 단톡방의 "확인 부탁드려요"는 모두에게 한 말이라 아무도 맡지 않습니다. 셋째, 끝났다는 표시가 없습니다. 대화는 위로 밀려 올라갈 뿐이라 처리 여부를 기억으로 판단합니다.

그래서 놓친 요청은 대개 네 곳에서 나옵니다. 다른 사람이 볼 수 없는 개인톡, 글자로 찾을 수 없는 사진 메시지, 같은 내용이 여러 방에 나뉜 경우, 읽고 미뤄 둔 퇴근 뒤 메시지입니다.

중소기업 응답자 68.4%, "메신저 공사 구분이 안 된다"

인크루트가 2022년 4월 직장인 1,056명에게 물은 설문에서 메신저의 공사 구분이 확실하지 않다는 응답은 57.2%였습니다. 기업 규모로 나누면 중소기업 근무 응답자가 68.4%로 가장 많았고 대기업 근무 응답자는 25.4%였습니다(인크루트 보도자료, 2022-05-03).

같은 조사에서 퇴근 후 업무 연락을 받고 답장까지 했다는 응답은 64.1%였습니다. 근무시간 외에 메신저로 업무 지시나 협업 요청을 받은 적이 있다는 응답은 개인 메신저를 업무에 쓰는 사람(86.8%)이 업무용 메신저를 쓰는 사람(68.7%)보다 높았습니다. 설문은 원인을 증명하지 않습니다. 다만 작은 회사일수록 개인 메신저 하나로 일과 사생활을 같이 처리하는 경우가 많다고 해석할 수 있습니다.

잃는 것: 재배송 한 번, 다시 묻는 20분, 혼자 알림 받는 담당자

수량 변경 하나를 놓치면 반품과 재배송이 생기고, 그 비용은 회사가 냅니다. 장면 속 20분 같은 찾기 시간은 방이 늘수록 하루에도 여러 번 생깁니다. 거래처는 "분명히 말씀드렸는데요"를 기억합니다. 그리고 퇴근 뒤 알림을 혼자 받는 사람은 대개 회사에서 일을 제일 많이 아는 사람입니다. 그 사람이 지쳐서 나가면 일곱 개 방의 맥락도 함께 나갑니다.

다섯 명 회사와 서른 명 회사의 방 개수가 다른 이유

다섯 명 안팎 회사는 방이 적은 대신 요청이 사장님 개인톡으로 몰립니다. 다른 직원은 그 요청이 있었다는 사실조차 모릅니다. 열 명이 넘어가면 부서별·거래처별·현장별로 방이 늘고, 한 사람이 열 개 넘는 방에 들어가 있게 됩니다. 물류·시공처럼 현장이 있는 업종은 사진과 위치가 카톡으로 오고, 사무실에서 그걸 다시 엑셀에 옮겨 적습니다. 옮겨 적는 단계에서 또 하나가 누락됩니다.

카톡은 알림용, 요청은 한 군데

요청은 한 군데에 적고, 담당자 한 명과 마감을 붙이고, 끝나면 끝났다고 표시합니다. 카톡은 "요청 올렸습니다" 알림용으로 남겨도 됩니다. 퇴근 뒤 연락 이야기는 퇴근 후 카톡은 왜 끊기지 않을까, 맡은 사람이 없는 일은 '그거 누가 하기로 했죠?'에서 이어집니다.

카톡방은 그대로 두고 요청만 옮기는 선택지

요청을 어디로 옮길지는 회사 상황마다 다릅니다. 엑셀이나 문서에 요청 목록을 직접 만드는 회사도 있고, 잔디나 플로우 같은 업무용 메신저·협업툴로 옮기는 회사도 있고, 노션에 요청 게시판을 직접 만드는 회사도 있습니다. 직원 몇 명이 카톡으로 요청을 주고받다 자꾸 놓치는 팀이라면, 업무요청·보고 틀이 갖춰진 노션 업무 시스템을 3영업일 안에 세팅해 주는 공여사들 비즈노션도 선택지입니다. 메신저를 대체하지는 않아서 카톡은 그대로 씁니다. 직원 대부분이 PC 없이 휴대폰으로만 일한다면 PC 사용을 전제로 설계된 방식이라 맞지 않을 수 있습니다.