회사에서 말하는 '시스템'이란: 사람이 바뀌어도 일이 멈추지 않는 구조

프로그램 이름이 아니라 기록·기준·담당 세 가지

회사에서 말하는 시스템은 일을 누가 맡든 같은 결과가 나오도록 기록·기준·담당을 사람 머릿속 밖에 적어 둔 상태입니다. "우리 회사는 시스템이 없어요"라는 말은 대개 비싼 프로그램이 없다는 뜻이 아니라, 담당자가 바뀌면 일을 처음부터 다시 물어야 한다는 뜻입니다.

그래서 시스템은 프로그램과 같은 말이 아닙니다. ERP를 들이고도 단가는 여전히 영업 담당 수첩에 있는 회사가 있고, 엑셀 한 장과 공용 폴더만으로 누가 와도 같은 순서로 출고하는 회사도 있습니다. 앞의 회사는 프로그램이 있고 시스템이 없으며, 뒤의 회사는 그 반대입니다.

"지난번엔 어떻게 했지?"에 답하는 기록, 기준, 담당

세 칸 중 하나만 비어도 일이 멈춥니다. 기록은 있는데 담당이 없으면 아무도 안 열어 보는 폴더가 되고, 담당은 있는데 기준이 없으면 그 사람이 그만둘 때 기준도 같이 나갑니다.

시스템이 있는지 알아보는 네 가지 신호

• 담당자가 휴가 중일 때 그 사람 휴대폰으로 업무 전화가 가는지
• 새로 온 직원이 첫 주에 펼쳐 볼 문서가 있는지, 아니면 "옆에서 보고 배워요"뿐인지
• 같은 보고서를 올릴 때마다 양식이 달라지는지
• 사장님이 하루 자리를 비우면 결정이 그날 멈추는지

이 중 두 개 이상에 해당하면, 일이 사람 기억에 걸려 있다는 뜻으로 볼 수 있습니다. 더 많은 신호는 회사에 시스템이 필요해졌다는 신호에 모았습니다.

'체계'·'매뉴얼'·'프로그램'과 헷갈리는 지점

시스템이 없는 상태는 일을 처음 만든 사람이 아직 있을 때 생깁니다

창업 초기에는 일을 처음 만든 사람이 곧 기록이고 기준입니다. 물어보면 바로 답이 나오니 적어 둘 이유가 없습니다. 문제는 그 사람의 일이 많아지거나 회사를 떠날 때 그동안 안 보이던 빈칸이 한꺼번에 보인다는 점입니다.

지시가 사람 기억에 기대면 받는 쪽은 매번 해석해야 합니다. 대한상공회의소가 2018년 상장사 직장인 4,000여 명에게 물은 업무방식 조사에서 '지시 명확성'(업무지시 시 배경과 내용을 명확히 설명한다)은 100점 만점에 39점이었습니다. 큰 회사 직장인의 인식 조사라 작은 회사에 그대로 옮길 수는 없지만, 지시 내용이 사람 밖에 적혀 있지 않을 때 어떤 불만이 나오는지 보여 주는 자료입니다. 작은 회사에서 이런 빈칸이 생기는 사정은 작은 회사에 시스템이 없는 이유에서 이어 봅니다.

멈추는 일 하나에 세 칸부터 채우기

• 사람이 바뀌면 멈추는 일 하나를 골라 기록·기준·담당 세 칸을 채웁니다.
• 그 기록을 둘 곳을 회사에 한 군데만 정합니다.
• 다음 사람이 그 기록만 보고 해낼 수 있는지 실제로 맡겨 봅니다.

대표 한 사람이 기록이자 기준인 회사는 사장님 기억이 곧 시스템인 회사에서 따로 다룹니다.

기록·기준·담당을 담을 그릇을 고를 때

사람이 바뀔 때마다 일을 처음부터 다시 가르치는 팀이라면, 세 칸을 어디에 담을지 정하는 게 다음 단계입니다. 워드·엑셀 문서와 공용 폴더로 직접 만드는 방법이 가장 가볍고, 일마다 담당과 마감을 보드로 보고 싶다면 먼데이를 쓸 수 있습니다. 노션에 회사 위키와 업무 목록을 직접 쌓아 가는 회사도 있습니다. 빈 화면에서 시작할 여유가 없다면, 업무요청·프로젝트·매뉴얼 표준 틀을 갖춘 노션 업무 시스템을 세팅하고 한 달 온보딩을 함께하는 공여사들 비즈노션도 선택지 중 하나입니다. 직원 대부분이 영어로 일하거나 처음부터 회사 전용 프로그램 개발을 원한다면 다른 방법이 맞습니다.

누가 그 자리에 앉아도 같은 기록을 열고 같은 기준으로 끝낼 수 있다면, 그 회사에는 이미 시스템이 있습니다.