작은 회사에 시스템이 없는 이유: 게을러서가 아니라 구조 때문

"우리가 무슨 대기업이라고 그런 걸 해요"

"우리가 무슨 대기업이라고 그런 걸 해요." 업무 순서를 문서로 남기자는 말이 나오면 작은 회사 회의실에서 자주 돌아오는 대답입니다. 말한 사람도 틀린 말을 한 건 아닙니다. 그날 오후에도 출고는 나가야 하고, 거래처 전화는 받아야 하고, 월말 정산은 사흘 뒤입니다.

그 뒤는 대개 비슷합니다. 회의가 끝나면 문서 이야기는 "다음 달에 하자"로 넘어가고, 다음 달에는 신규 거래처가 붙어서 또 넘어갑니다. 1년 뒤 담당자가 그만두는 날, 남은 사람이 "그때 했어야 했는데"라고 말합니다. 게으른 사람은 이 회의실에 한 명도 없습니다.

문서를 쓸 사람이 따로 없습니다: 경리가 구매와 인사까지 맡는 회사

큰 회사에는 업무 기준을 만들고 고치는 일 자체를 맡은 부서가 있습니다. 작은 회사에서는 그 일을 맡을 사람이 따로 없습니다. 경리 담당이 구매와 인사, 총무까지 겸하는 회사에서 "업무 매뉴얼을 만들어 보자"는 말은 그 사람에게 일이 하나 더 얹힌다는 뜻입니다.

겸직하는 사람에게 우선순위는 늘 오늘 마감입니다. 문서는 마감이 없으니 계속 뒤로 밀립니다. 시스템이 없는 회사는 문서를 쓰기 싫어한 회사가 아니라, 문서를 쓸 시간이 업무 시간 안에 한 번도 잡히지 않은 회사에 가깝습니다. 한 사람이 여러 자리를 맡는 사정은 경리·총무·인사·구매를 한 사람이에서 더 자세히 봅니다.

직원 수는 늘었는데 일하는 방식은 창업 첫해 그대로

창업 첫해에는 서너 명이 한 사무실에서 소리치면 다 들렸습니다. 기록이 없어도 일이 됐고, 그 방식으로 회사가 컸습니다. 문제는 직원이 열 명 가까이 되어도 그 방식을 바꿀 계기가 오지 않는다는 점입니다. 일이 하나씩 늘 때마다 카톡방이 하나 생기고, 엑셀 파일이 하나 생깁니다. 어느 날 갑자기 체계가 무너지는 게 아니라, 체계 없이 버틸 수 있는 인원을 조금씩 넘기는 겁니다.

결정이 대표 한 사람에게 몰리는 회사의 오후

작은 회사에서는 단가, 할인, 휴가, 거래처 예외까지 결정이 대표 한 사람에게 몰립니다. 대표가 판단을 빨리 내리는 건 작은 회사의 강점이기도 합니다. 다만 그 판단의 이유가 적히지 않으면, 다음에 비슷한 일이 생길 때 직원은 다시 대표에게 묻습니다. 대표가 외근인 오후에는 결정을 기다리는 일이 줄을 섭니다.

이 구조에서 대표는 바빠서 기준을 못 적고, 직원은 기준이 없어서 대표에게 묻습니다. 둘 다 성실하게 일하는데 결과는 같은 질문의 반복입니다. 대표가 자리를 비우면 일이 멈추는 회사는 사장님 기억이 곧 시스템인 회사에서 따로 다룹니다.

디지털 성숙도 41.9점, 매출 30억 미만 서비스업은 32.9점

중소기업중앙회가 2021년 4월 발표한 「중소기업의 디지털 성숙도」 조사에서 국내 중소기업의 디지털 성숙도는 100점 만점에 41.9점이었습니다. 업종별로는 제조업 44.6점, 서비스업 37.5점이었습니다.

매출 규모에 따라 차이가 더 벌어졌습니다.

출처: 중소기업중앙회, 중소기업의 디지털 성숙도 조사결과(2021.04.01. 발표, 디지털 전환 핵심역량 15개 기준, 100점 만점).

업종 중에서는 창고·운송업이 25.8점으로 하위였습니다. 15개 역량 가운데 '디지털화 전략'(1.99점)과 '디지털 전문인력 확보, 디지털 교육 및 훈련'(2.04점)은 5점 척도 평균(2.09점)보다 낮았습니다. 이 조사는 디지털 도구 활용 수준을 잰 것이라 업무 시스템 유무와 같은 값은 아니고, 5년 전 발표 자료입니다. 그래도 회사가 작을수록 전략을 세우고 사람을 가르칠 여력이 적다는 사정은 이 글의 겸직 이야기와 같은 쪽을 가리킵니다. 조사 읽는 법은 중소기업 디지털 수준은 몇 점일까에 있습니다.

탓할 사람을 찾는 순간 다시 미뤄지는 일

체계가 없는 이유를 직원의 근성이나 대표의 성격에서 찾으면, 해결책도 "더 열심히 하자"가 됩니다. 그 말로는 문서 쓸 시간이 생기지 않습니다. 겸직 구조, 늘어난 인원, 몰린 결정은 사람을 바꿔도 그대로 남기 때문입니다. 그래서 바꿀 대상은 사람이 아니라, 일이 어디에 적히고 누가 맡는지입니다.

겸직하는 사람의 달력에 문서 시간을 넣는 일

• 겸직하는 사람의 업무 시간 안에 문서 시간을 일주일에 한 번 따로 잡습니다.
• 대표에게 반복해서 들어오는 질문 다섯 개의 답을 먼저 적습니다.
• 카톡방이 하나 늘 때마다 그 일의 기록을 어디에 둘지 같이 정합니다.

창업 초기 방식에서 넘어갈 때 쓰는 도구들

직원이 늘었는데 일하는 방식은 창업 초기 그대로인 회사라면, 기록을 쌓을 곳을 하나 정하는 데서 시작할 수 있습니다. 업무 대화와 할 일을 프로젝트별로 묶어 보려면 플로우, 일정과 담당을 세밀하게 나눠 보려면 클릭업이 있고, 회사 문서를 직접 꾸미고 싶다면 노션을 처음부터 구축하는 길도 있습니다. 구축할 사람을 따로 둘 수 없는 10인 미만 회사라면, 작은 회사에 맞춘 노션 업무 시스템을 3영업일 안에 세팅하고 한 달간 정착을 돕는 공여사들 비즈노션도 하나의 방법입니다. 근태·급여 자동 계산이나 업종 전용 프로그램이 먼저 필요한 회사에는 맞지 않습니다.

체계를 갖추는 순서와 신호는 회사에서 말하는 '시스템'이란과 회사에 시스템이 필요해졌다는 신호에서 이어 읽을 수 있습니다.