시스템 없는 회사에서 매달 새는 돈: 찾기·다시 하기·놓치기의 비용

견적서 PDF 하나 찾는 데 카톡방 네 개

월말 오후, 경리 담당은 거래처가 지난달 보낸 견적서 PDF를 찾느라 카톡방 네 개를 차례로 위로 올리고 있습니다. 파일은 결국 영업 담당의 개인 메일함에 있었습니다. 그사이 팀장은 지난 분기에 만든 단가표를 못 찾아 새로 만들고, 사장님은 "그 업체 결제일이 언제였지" 하며 통장 내역을 넘겨 봅니다. 누구도 큰 실수를 하지 않았는데 오후 한나절이 찾기와 다시 만들기로 지나갑니다.

이런 손실은 영수증이 남지 않아서 장부 어디에도 잡히지 않습니다. 그래서 이 글은 새는 돈을 세 갈래로 나누고, 공개 조사로 확인되는 범위와 회사가 직접 넣어 보는 계산 틀을 따로 둡니다.

찾기·다시 하기·놓치기: 장부에 안 잡히는 세 갈래

찾기와 다시 하기는 시간으로 새고, 놓치기는 현금으로 샙니다. 앞의 둘은 매일 조금씩, 마지막은 가끔 한 번에 크게 터집니다.

직장인 4,000여 명이 매긴 업무방식 점수 45점 (대한상의, 2018)

작은 회사의 '찾고 다시 하는 시간'을 직접 잰 공공 통계는 확인하지 못했습니다. 가까운 자료는 대한상공회의소가 2018년 10월 발표한 「국내기업의 업무방식 실태 보고서」입니다. 상장사 직장인 4,000여 명에게 물은 결과 업무방식 종합점수는 100점 만점에 45점이었고, 부문별로는 업무 방향성 30점, 지시 명확성 39점, 추진 자율성 37점, 과정 효율성 45점이었습니다.

업무과정이 비합리적인 이유(복수응답)로는 '원래부터 의미없는 업무'(50.9%), '전략적 판단 없는 하고보자식 추진관행'(47.5%), '상사의 비계획적 업무지시'(38.8%) 같은 항목이 꼽혔습니다. 워라밸이 낮은 원인으로는 '불필요·모호한 업무'(30.0%)와 '무리한 추진일정 설정'(29.5%)이 '절대 업무량 과다'(16.3%)보다 높게 나왔습니다.

읽을 때 조심할 점이 있습니다. 대상이 상장사 직장인이라 작은 회사 숫자가 아니고, 8년 전 자료입니다. 또 설문은 직장인의 인식이지 낭비 시간을 잰 값이 아닙니다. 다만 일이 많아서보다 지시가 모호하고 다시 해야 해서 힘들다는 응답이 더 많았다는 점은 이 글의 '다시 하기' 갈래와 같은 쪽을 가리킵니다. 같은 보고서의 다른 항목은 한국 직장인이 꼽은 비효율 업무에서 다룹니다.

우리 회사 계산 틀: 빈칸에 직접 넣는 식

아래 식의 숫자는 모두 회사가 직접 넣는 값입니다. 정확한 값이 없으면 평범한 한 주만 재서 넣고, 그 값이 추정이라는 표시를 남겨 두십시오.

• 찾기 비용(월) = 한 사람이 하루에 자료·대화를 찾는 시간 × 해당 인원 × 월 근무일수 × 시간당 인건비
• 다시 하기 비용(월) = 한 달 동안 처음부터 다시 만든 작업 건수 × 건당 작업 시간 × 시간당 인건비
• 놓치기 비용(월) = 연체이자·가산세·위약금처럼 실제로 나간 돈 + 놓친 주문·재계약 금액(추정)
• 시간당 인건비 = 월 급여총액(회사 부담 4대보험 포함) ÷ 월 근로시간

예를 들어 하루 찾는 시간을 20분으로 가정하면, 직원 5명이 월 20일 일하는 팀에서 한 달에 약 33시간이 나옵니다(20분 × 5명 × 20일). 하루 8시간으로 치면 한 사람이 4일 넘게 찾기만 한 셈입니다. 이 20분은 계산을 보여 주려고 넣은 가정이지 조사 값이 아닙니다.

놓치기 비용은 회사마다 편차가 커서 평균을 내지 않는 게 정직합니다. 지난 1년 통장에서 나간 연체이자와 가산세 항목만 뽑아 봐도 이 칸의 하한선은 나옵니다. 규모별 임금 수준은 중소기업 평균 연봉의 통계를 참고할 수 있지만, 계산에는 자기 회사 급여대장 값을 넣어야 맞습니다.

제조는 놓치기, 서비스는 다시 하기 칸이 큽니다

제조·유통처럼 주문과 납기가 많은 회사는 놓치기 칸이 크게 나옵니다. 발주 문자 하나를 못 보면 납기 위약이나 재작업으로 바로 이어지기 때문입니다. 에이전시·서비스처럼 문서를 만들어 파는 회사는 다시 하기 칸이 큽니다. 지난번 제안서를 못 찾아 새로 쓰는 시간이 그대로 원가가 됩니다.

규모로 보면 직원이 1~4명일 때는 찾을 곳이 사장님 휴대폰 하나라 찾기 비용이 작습니다. 5명을 넘기면 카톡방과 개인 PC가 늘어 찾기 칸이 먼저 커지고, 10명을 넘기면 담당자가 바뀌는 일이 잦아져 놓치기 칸이 커집니다. 이 구간 구분은 관찰에 따른 해석이며 통계로 확인한 값은 아닙니다.

세금계산서·미수금 쪽은 세금계산서·미수금을 놓치는 회사에서, 사람이 나가며 생기는 손실은 직원 한 명이 나가면 회사가 잃는 것에서 따로 봅니다.

결제일·납기에 담당자 이름 붙이기

• 파일과 결정 내용은 개인 메신저가 아니라 회사가 정한 한 곳에 남깁니다.
• 결제일·납기·세금계산서 발행일에는 담당자 한 명의 이름을 붙입니다.
• 한 달에 한 번 위 계산 틀 세 칸을 다시 채워 숫자가 줄었는지 봅니다.

회사 기록을 남길 곳을 고르는 방법들

기록할 곳이 없어 찾고 다시 하는 시간이 쌓인다면 방법은 여러 가지입니다. 공용 폴더와 파일 이름 규칙만 정해 직접 문서화하면 돈은 거의 들지 않지만, 규칙을 지키게 챙기는 사람이 있어야 유지됩니다. 대화와 파일을 주제별 방으로 나누려면 잔디, 할 일과 마감을 담당자별로 걸어 두려면 클릭업을 쓸 수 있고, 노션으로 회사 문서 공간을 직접 꾸리는 회사도 있습니다. 직접 꾸릴 시간이 없는 10인 미만 팀이라면, 업무요청·프로젝트·매뉴얼이 연결된 노션 업무 시스템을 3영업일 안에 세팅해 주는 공여사들 비즈노션도 선택지입니다. 재고·전표·급여 자동 계산이 먼저 필요한 회사라면 ERP나 전용 프로그램부터 알아보는 게 맞습니다.

이번 달 평범한 한 주만 재 보면, 위 계산 틀의 빈칸 세 개에 처음으로 우리 회사 숫자가 들어갑니다.