시스템 있는 회사와 없는 회사의 같은 하루: 요청·보고·퇴사 비교

이 글의 두 회사는 공개 설문과 직장인 커뮤니티에서 되풀이되는 이야기를 바탕으로 만든 가상의 하루이며, 실제 회사·인물과 상관이 없습니다. 두 회사는 업종도 인원도 같습니다. 다른 건 하나, '가 회사'에는 일을 적어 두는 곳이 없고 '나 회사'에는 있습니다.

오전 9시 40분, 거래처가 "오늘 안에" 견적을 달라고 할 때

가 회사. 거래처 전화가 사장님 휴대폰으로 옵니다. 사장님은 운전 중에 "알겠습니다"라고 하고, 사무실 단톡방에 "○○ 견적 오늘 중으로"라고 남깁니다. 누가 할지는 적혀 있지 않습니다. 영업 담당은 경리 담당이 할 줄 알았고, 경리 담당은 영업 담당이 할 줄 알았습니다. 오후 4시에 거래처가 다시 전화합니다.

나 회사. 같은 전화를 받은 사장님이 업무요청 목록에 한 줄을 올립니다. 받는 사람은 영업 담당 한 명, 마감은 오늘 오후 3시. 영업 담당은 지난번 견적을 목록에서 찾아 단가만 고쳐 2시에 보냅니다.

대한상공회의소가 2018년 상장사 직장인 4,000여 명에게 물은 조사에서 업무과정이 비합리적인 이유로 '상사의 비계획적 업무지시'를 고른 응답은 38.8%였습니다(복수응답). 큰 회사 직장인의 인식이지만, 받는 사람이 정해지지 않은 지시가 어떤 불만으로 돌아오는지 보여 줍니다.

오후 2시, 단가를 아는 사람이 휴가 중일 때

가 회사. 다른 거래처가 지난달 단가로 다시 주문하겠다고 합니다. 단가는 휴가 간 영업 담당의 엑셀에 있습니다. 남은 직원은 미안해하며 휴가 중인 동료에게 카톡을 보냅니다. 답은 저녁에 옵니다. 휴가 간 사람도, 남은 사람도 하루가 편하지 않습니다.

나 회사. 거래처 이름으로 검색하면 지난 견적서와 단가 메모가 나옵니다. 남은 직원이 그대로 처리하고, 처리했다는 기록을 남깁니다. 휴가 간 사람은 돌아와서 그 기록만 읽으면 됩니다.

오후 5시 반, 주간 보고를 올릴 때

가 회사. 팀장이 이번 주 한 일을 기억으로 적습니다. 지난주 양식을 찾다가 못 찾아 새로 만듭니다. 사장님은 "이건 지난번이랑 왜 달라요"라고 묻고, 팀장은 양식을 다시 고칩니다.

나 회사. 이번 주 완료한 요청이 목록에 이미 남아 있어 팀장은 그 위에 이슈 두 줄만 붙입니다. 양식은 회사가 정한 하나라 고칠 일이 없습니다.

퇴사 통보 다음 날, 남은 사람이 여는 폴더

가 회사. 한 달 뒤 나가겠다는 직원의 업무는 거래처 열두 곳과 반복 업무 여러 개입니다. 인수인계는 마지막 주에 말로 합니다. 퇴사 다음 날, 남은 사람은 바탕화면 '새 폴더(3)'를 열고 파일 이름만 보고 무엇인지 짐작합니다.

나 회사. 같은 통보를 받은 날, 팀장은 그 직원이 담당자로 걸린 요청과 문서 목록을 엽니다. 이어받을 사람을 정하고 담당자 이름만 바꿉니다. 마지막 주에는 목록에 없는 것만 묻습니다.

신입 쪽에서 보면 이 차이는 더 빨리 나타납니다. 잡코리아가 2023년 3월 발표한 중소기업 인사담당자 조사에서 1년 안에 나간 신입의 56.4%는 입사 3개월 안에 퇴사했고, 퇴사 이유 1위는 '실제 업무가 생각했던 것과 다르기 때문'(45.7%)이었습니다. 첫 석 달에 펼쳐 볼 기록이 있느냐가 걸리는 숫자입니다.

가 회사와 나 회사의 하루, 다섯 칸 비교표

이 표의 나 회사는 이해를 돕기 위해 만든 비교 예시이며, 실제 효과를 잰 결과가 아닙니다.

직원 수가 아니라 요청·결정·거래처 정보를 적는 곳이 갈랐습니다

두 회사 직원의 성실함은 같습니다. 가 회사 사람들은 오히려 더 많이 뛰어다녔습니다. 차이는 요청을 받는 곳이 한 군데인지, 일마다 이름 하나가 붙는지, 거래처 정보가 개인 엑셀이 아니라 회사 기록에 있는지였습니다. 이 세 가지가 없으면 일 잘하는 사람일수록 휴가 중에도 카톡을 받고, 남는 사람은 '새 폴더'를 뒤지게 됩니다. 업무가 여러 카톡방에 갈라진 회사의 하루는 업무가 카톡방 일곱 개로 갈라진 회사에서, 퇴사 다음 날은 인수인계 없이 사람이 나간 다음 날에서 더 자세히 봅니다.

단톡방 대신 요청 목록 한 곳

• 요청은 단톡방이 아니라 정해진 목록 한 곳으로 받습니다.
• 요청마다 받는 사람 한 명과 마감 시간을 붙입니다.
• 거래처별 단가·견적·특이사항은 개인 파일이 아니라 회사 기록에 남깁니다.

요청 목록과 거래처 기록을 둘 곳을 정할 때

업무가 사람 기억에만 있어 같은 질문이 매일 반복되는 팀이라면, 요청과 기록을 둘 곳을 먼저 정하면 됩니다. 메신저는 그대로 쓰면서 요청만 따로 받고 싶다면 슬랙이나 잔디의 채널을 업무별로 나누는 방법이 있고, 요청마다 담당과 상태를 표로 보려면 먼데이 같은 업무 관리 도구가 있습니다. 업무요청·보고·거래처 관리가 미리 짜인 노션 업무 시스템을 원한다면, 10인 미만 팀에 맞춰 세팅해 주는 공여사들 비즈노션도 선택지입니다. 이 경우에도 카톡이나 슬랙 같은 메신저는 계속 함께 쓰며, 쇼핑몰 주문이나 송장을 자동으로 받아 오는 일까지 기대한다면 맞지 않습니다.