임금명세서 교부 의무: 꼭 들어가야 할 항목과 1~4인 회사 적용
임금을 줄 때마다 임금명세서를 서면이나 전자문서로 줘야 합니다. 근로기준법 시행령 제27조의2의 기재 항목 6가지, 1~4인 회사 적용 여부, 과태료 기준을 원문으로 확인했습니다.
임금을 줄 때마다 6가지 항목을 적어 서면이나 전자문서로
제48조(임금대장 및 임금명세서) ② 사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다. — 근로기준법(2026.10.8. 시행)
이 조항은 2021년 5월 18일 신설되어 2021년 11월 19일부터 시행되었습니다. 기재 항목을 정한 시행령 제27조의2도 같은 날 신설되었습니다.
임금명세서 필수 기재 항목 (근로기준법 시행령 제27조의2, 2026년 10월 현행)
| 번호 | 기재 항목 | 적는 예 |
|---|---|---|
| 1 | 근로자를 특정할 수 있는 정보(성명, 생년월일, 사원번호 등) | 홍길동 / 사번 0012 |
| 2 | 임금지급일 | 2026.10.25. |
| 3 | 임금 총액 | 2,650,000원 |
| 4 | 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과금 등 구성항목별 금액(현물은 품명·수량·평가총액) | 기본급 2,300,000 / 식대 200,000 / 연장수당 150,000 |
| 5 | 출근일수·시간 등에 따라 달라지는 항목의 계산방법(연장·야간·휴일근로는 시간 수 포함) | 연장수당 = 10시간 × 시간급 통상임금 × 1.5 |
| 6 | 임금 일부를 공제한 경우 공제 항목별 금액과 총액 | 국민연금, 건강보험, 고용보험, 소득세 등 |
표의 '적는 예'는 이해를 돕기 위한 가상의 값입니다. 공제는 법령이나 단체협약에 특별한 규정이 있을 때만 할 수 있으므로(근로기준법 제43조제1항 단서), 6번 칸에는 근거가 있는 공제만 들어가야 합니다.
임금대장과 임금명세서는 다른 서류입니다
| 구분 | 임금대장 | 임금명세서 |
|---|---|---|
| 누구를 위한 서류 | 회사가 작성·보관 | 근로자에게 교부 |
| 근거 | 제48조제1항, 시행령 제27조 | 제48조제2항, 시행령 제27조의2 |
| 작성 시점 | 임금을 지급할 때마다 기록 | 임금을 지급할 때마다 교부 |
| 4명 이하 사업장 특례 | 근로시간 수, 연장·야간·휴일근로 시간 수 기재 생략 가능 | 특례 없음 |
| 보존 | 3년(제42조, 시행령 제22조) | 조문상 회사 보존 의무는 임금대장으로 규정 |
과태료 기준 (근로기준법 시행령 별표 7)
| 위반 | 1차 | 2차 | 3차 이상 |
|---|---|---|---|
| 임금명세서 미교부 | 30만원 | 50만원 | 100만원 |
| 기재사항 누락·사실과 다른 기재 | 20만원 | 30만원 | 50만원 |
| 임금대장 미작성 | 30만원 | 50만원 | 100만원 |
| 임금대장 기재사항 일부 누락 | 20만원 | 30만원 | 50만원 |
횟수 가중은 최근 1년 안에 같은 위반으로 과태료 처분을 받은 경우에 적용됩니다. 위반이 사소한 부주의였거나 시정했다면 2분의 1 범위에서 줄일 수 있습니다(별표 7 일반기준).
회사 규모별로 명세서에서 더 챙길 칸
| 회사 규모 | 임금명세서 | 함께 확인할 것 |
|---|---|---|
| 상시 1~4명 | 교부 의무 있음 | 가산수당 의무가 없어 계산방법 칸이 단순한 경우가 많음 |
| 상시 5~9명 | 교부 의무 있음 | 연장·야간·휴일 가산(제56조)의 시간 수와 계산식 기재 |
| 상시 10명 이상 | 교부 의무 있음 | 취업규칙의 임금 규정과 명세서 항목 이름을 맞춤 |
작은 회사에서 자주 생기는 누락은 5번 계산방법입니다. 시간제 직원의 주휴수당, 월급제 직원의 연장근로수당처럼 매달 금액이 바뀌는 항목은 계산식을 적어야 합니다. 2027년 최저임금이 바뀌면 시간급이 들어가는 계산식도 함께 고쳐야 하니 2027년 최저임금 환산표와 같이 확인하십시오. 근로계약서 서면 교부 의무는 근로계약서를 안 쓰면 받는 제재가 이어서 설명합니다.
일용근로자 교부 방식과 서식 예시는 고용노동부 자료로
자주 묻는 질문
직원 2명인 가게도 임금명세서를 줘야 하나요?
네. 근로기준법 제48조는 시행령 별표 1(제47조~제49조 적용)에 따라 상시 4명 이하 사업장에도 적용됩니다. 임금대장에서는 4명 이하 사업장이 근로시간 수와 연장·야간·휴일근로 시간 수를 적지 않을 수 있지만(시행령 제27조제3항), 임금명세서 기재 항목에는 그런 예외가 없습니다.
문자나 메신저로 보내도 되나요?
제48조제2항은 서면에 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호의 전자문서를 포함한다고 정합니다. 시행령 제27조의2의 기재 사항이 모두 들어 있다면 전자문서로 줄 수 있습니다.
월급이 매달 같은 직원도 계산방법을 적어야 하나요?
계산방법은 임금 구성항목별 금액이 출근일수·시간 등에 따라 달라지는 경우에 적도록 되어 있습니다(시행령 제27조의2제5호). 매달 고정 금액인 항목은 금액만 적어도 됩니다. 연장·야간·휴일근로수당이 있으면 그 시간 수를 포함한 계산방법을 적어야 합니다.
임금명세서를 안 주면 과태료가 얼마인가요?
근로기준법 시행령 별표 7 기준으로 미교부는 1차 30만원·2차 50만원·3차 이상 100만원, 기재사항 누락이나 사실과 다른 기재는 1차 20만원·2차 30만원·3차 이상 50만원입니다. 법정 상한은 500만원입니다(제116조제2항).
참고 자료
- 근로기준법(2026.10.8. 시행) 제43조·제48조·제116조 (확인 2026-10-14)
- 근로기준법 시행령(2025.10.23. 시행) 제27조·제27조의2·별표 1·별표 7 (확인 2026-10-14)
